Spartentrennung im Service

Die DAIMLER AG stellt sich neu auf

Foto © Daimler AG

 

Die Hauptversammlung der DAIMLER AG hat beschlossen, die Bereiche Cars&Vans, Trucks&Busses und Mobility&Financial Services in separate Aktiengesellschaften auszugliedern.

Es ist davon auszugehen, dass zukünftig auch die Vertragsverhältnisse zwischen den MB-Partnern und dem Hersteller entsprechend der neuen Konzernstruktur geschlossen werden.

Dieser Sachverhalt und das Eigeninteresse der Mercedes-Benz-Autohäuser, den Servicebereich getrennt nach den Sparten PKW, Transporter und LKW auszuwerten, stellt uns vor die Frage, wie die Trennung dort erfolgen kann.

Vorab muss man wissen, dass es in der Abteilung Verkauf von jeher die Trennung zwischen  P/T/L gab. In der Abteilung Service wurde jedoch nur nach Pkw und Nutzfahrzeuge unterschieden. Unter Nutzfahrzeugen wurden Transporter und LKW zusammengefasst. Die spartengenaue Analyse des Servicebetriebes war dadurch nicht möglich und wurde zudem dadurch erschwert, dass Baureihen wie die V-Klasse bzw. der Vito, die X-Klasse oder der Citan konzernseitig zu der Sparte Transporter gehören, der Service im Autohaus aber immer mehr in der Verantwortung der PKW-Abteilung stand.

Um jetzt auch den Servicebereich in die Sparten P/T/L zu untergliedern, müssen im Vorfeld folgende Aspekte betrachtet werden:

Zum Service gehört das Ersatzteillager (Teile/Zubehör) und die Werkstatt (Lohn).

In der Werkstatt ist zu überlegen, wie die Zuordnung zu einer Sparte erfolgen soll.

Die Ableitung könnte z.B. anhand

  1. der Abteilung (Eingang PKW-Werkstatt oder LKW-Werkstatt)

  2. oder der Fahrzeugidentnummer des zu reparierenden Fahrzeugs erfolgen.

Bei Ansatz 1, bei dem die PKW-Werkstatt das Fahrzeug betreut, spielt es keine Rolle, was für ein Fahrzeug repariert wird. Wenn als Beispiel ein Transporter in der PKW-Werkstatt instandgesetzt wird, zählt dies dennoch zur PKW Werkstatt.

Im Fall von Ansatz 2 würde die gleiche Reparatur zur Sparte Transporter zählen, da das Fahrzeug zwar von der PKW-Werkstatt repariert, aber die Sparte vom Fahrzeug bzw. dessen Fahrzeugidentnummer abgeleitet wird.

Der Ansatz 1 entspricht mehr dem Gedanken einer Kostenstellenrechnung, Ansatz 2 eher dem Ansatz der Kostenträgerrechnung.

Wie die Lösung in der Praxis aussehen kann, hängt also davon ab, ob man sich für Ansatz 1, 2 oder sogar aus einer Kombination aus beiden entscheidet.

Vom Prinzip her können die Ansätze parallel implementiert werden. Allerdings ist beim späteren „Analysten“ dann das Bewusstsein und das Verständnis dafür notwendig, dass eine Spartenauswertung nach Kostenstellen andere Ergebnisse ausgibt als eine Spartenauswertung nach Kostenträgern.

Im SKR51 erfolgt die Spartentrennung übrigens über die Marke. Ob diese allerdings nach Ansatz 1 oder 2 zugesteuert wird, ist derzeit vom DMS-Anbieter abhängig.

Im Lager muss zwischen den Teilen unterschieden werden, die über die Werkstatt verbaut werden und welchen, die über die Theke gehen.

Im Fall der von der Werkstatt verbauten Teile sollte der gleichen Ableitungsmethode gefolgt werden, für die man sich auch in der Werkstatt entscheidet. Entweder Ansatz 1, 2 oder eine Kombination aus beiden.

An der Theke kommt es allerdings zu Verkäufen, die nicht an ein Fahrzeug gebunden sind. Die Zuordnung zu einer Sparte ist hier schwieriger und kann z.B. durch Ableitung

  1. des Standortes oder des Teileschalters

  2. als auch durch die Teilenummer oder einen Umlageschlüssel erfolgen.

Handelt es sich im Fall 1 z.B. um einen reinen PKW-Betrieb oder um einen separaten Teileschalter, an dem PKW-Kunden bedient werden, könnte die Sparte PKW fest zugeordnet werden.

Falls die Lösung 2 bevorzugt wird, müsste sich die Sparte aus der Teilenummer ergeben. Allerdings ist das nicht bei allen Teilen möglich, da welche für Fahrzeuge verschiedener Sparten verwendet werden können. Für diese nicht eindeutig zuzuordnenden Teile, könnte eine Umlage in Frage kommen.

Fazit: Das Thema der Spartentrennung im Service muss von vielen Seiten aus betrachtet werden. Neben den beschriebenen organisatorischen Vorgaben ist die Auswirkung auf die Ergebnisrechnung zu prüfen und festzulegen, bis zu welcher Ergebnisstufe eine Spartentrennung sinnvoll erscheint. Dies könnte auch tantiemewirksam sein! Um weiterhin die Vergleichbarkeit zwischen verschiedenen Autohäusern herstellen zu können, ist eine einheitliche Regelung ratsam.

Wir bitten Sie, uns Ihre Meinungen und Anmerkungen mitzuteilen und erhoffen uns einen regen Austausch zu diesem Thema.

 

ITPM.collectio – und der neue SKR51

Immer mehr Autohändler stehen vor dem Punkt, Ihren bisher verwendeten Kontenrahmen in der Buchhaltung auf den neuen SKR51-Branchenkontenrahmen umzustellen.

Die betroffenen Änderungen sind weitreichend, beginnen bei den Systemen zur Auftrags- und Verkaufsabwicklung, gehen bis hin zum Controlling und vor Allem bis zu der Datenmeldung an den Hersteller.

Oft bleibt unbedacht, dass beim Einsatz eines neuen Kontenrahmens die Vergleichbarkeit nicht gegeben ist und es z.B. nicht mehr möglich ist, stimmige Vorjahresvergleiche zu erstellen oder eine Basis für die Planung zu haben. Theoretisch wäre ITPM.collectio dann auch von Grund auf neu einzurichten.

ITPM hat sich hierzu etwas einfallen lassen und ein intelligentes Mapping entwickelt, bei denen die Stamm- und Auswertungsdaten in ITPM.collectio vom alten Kontenrahmen auf den neuen umgeschlüsselt und die Auswertungen hiermit komplett auf die neue Logik gebracht werden können.

Aus der Praxis heraus angefragt haben wir vor Kurzem eine solche Umsetzung erfolgreich bei der Auto Bach Gruppe, Limburg durchgeführt. Somit ist es dem Autohaus nun möglich, nach der in 2019 erfolgten Kontenrahmen-Umstellung, mehrere Jahre mit ITPM.collectio in einer Auswertung gegenüber zu stellen.

Was wird bei einer solchen Umsetzung gemacht?

  • Umschlüsselung von

    • Konten

    • Dimensionen, wie Marken und Kostenstellen

    • Stammdaten, wie Umlagen

    • Buchungsdaten aus der Finanzbuchhaltung, Betriebsbuchhaltung, Planung und Statistik

  • Plausibilitätsprüfung

  • Der Anwender erhält eine umfangreiche Vorlage für das Mapping und die Möglichkeit dieses manuell zu beeinflussen.

Dadurch ist es möglich, nach der SKR51-Umstellung mit ITPM.collectio so weiter zu arbeiten, als hätten Sie schon immer den neuen Kontenrahmen eingesetzt.

Sollten Sie auch auf den SKR 51 wechseln wollen, stehen Ihnen die Experten der ITPM gerne zur Verfügung. Kontakt: ahimmighoefer@itpm.eu

 Beispiel Kontenmapping

 

Beispiel Kostenstellenmapping

 

              Bericht von Auto Bach

Die Auto Bach Gruppe, Limburg, vertritt die Marken VW PKW, VW Nutzfahrzeuge, Audi, Porsche, Skoda und Bentley und hat in 6 Standorten insgesamt 11 Betriebsstätten sowie zwei Verwaltungsgesellschaften.

Das Controlling wurde in den letzten Jahren mit dem System Professional Planner durchgeführt. Da zum 01.01.2019 die Umstellung auf den neuen Branchenrahmen SKR 51 erfolgte, hat man sich auch zu einem neuen Controllingsystem entschieden. Die Wahl fiel dabei auf die Business Intelligence Software ITPM.Dashboard mit der Controlling-Lösung ITPM.collectio.

Wichtig war in diesem Zusammenhang, dass ITPM uns eine Lösung angeboten hat, die Altdaten mit dem SKR 61 auf den SKR 51 zu mappen, damit eine Vergleichbarkeit der Zahlen aus den Vorjahren mit der neuen SKR 51 Struktur gewährleistet ist. Diese Umstellung, die wir vor der eigentlichen Implementation/Nutzung von ITPM.collectio durchführten, lief reibungslos. Die Migration der Altdaten macht es möglich, dass nun auch ein aussagefähiger Vorjahresvergleich, trotz zwei unterschiedlicher Kontenrahmen, möglich ist.

Weiterhin hat ITPM unsere in Excel erstellte Planung 2019 vollständig und in der neuen Struktur des SKR 51 in ITPM.collectio eingespielt und uns damit eine mühsame Eingabe der Plandaten erspart. Die nächste Planung (2020) werden wir dann bereits mit dem ITPM.collectioPlanner erstellen. Unser komplexer Planungsprozess wird dadurch viel einfacher werden und uns viel Zeit ersparen.

Über das ITPM.Dashboard fassen wir nun die wichtigsten Informationen des Unternehmens aus Verkauf und Service zusammen und berichten diese, sinnvoll aufgearbeitet, an die Geschäftsleitung und die Führungsmannschaft. Hierbei bedienen wir uns u.a. auch der Web-Version, d.h. jeder Berechtigte kann über den Browser einfach und komfortabel auf die Dashboards zugreifen.

Wir sind der Überzeugung, dass wir mit ITPM.collectio sowie den verschiedenen nützlichen Bausteinen (ITPM.collectioTransfer, ITPM.collectioReporting, ITPM.Dashboard) ein modernes, fortschrittliches Instrument für die Steuerung unserer Unternehmensgruppe im Einsatz haben.

Manfred Freund

Kfm. Leiter Bach Holding GmbH

NEU! Rechnungswesenhandbuch 2019

Die aktuelle Version des Rechnungswesenhandbuch und Kontenrahmen 2019 des MBVD ist da.

Darin werden die Grundsätze der Buchungspraxis speziell für die Vertragspartner von Daimler erklärt. Es ist das perfekte Nachschlagewerk für Mitarbeiter, Fach- und Führungskräfte. U. a. gibt es zahlreiche Buchungsbeispiele, Aufbau und Gliederung des Kontenrahmens, Grundsätze der Buchungspraxis und Buchungsempfehlungen. Sie haben die Möglichkeit hier die aktuelle Version herunterzuladen oder die gebundene Ausgabe zu bestellen.

 

FACT-Bericht - jetzt auch in ITPM.collectio!

FACT - Finanzwirtschaftliches Analyse & Controlling Tool

Den Benutzern von ITPM.collectio steht ab sofort der neue Autohaus-FACT-Bericht für Analysen zur Verfügung. Dieser orientiert sich an dem FACT Standardbericht der Automobilhersteller VW und Audi und ist Bestandteil der ITPM.collectio Version 4.7 (Bericht 504).

In dem Bericht sind alle Bereiche (Neuwagen, Gebrauchtwagen, Teiledienst, Kundendienst, weitere Bereiche und Verwaltung) zusammengefasst. Es gibt die Möglichkeit, Filter zu setzen und nach Filiale, Kostenstelle, Marke, Absatzkanal und Kostenträger zu selektieren.

Durch die bekannten Berichtsfunktionen von ITPM.collectio können alle Berichtsspalten und -zeilen beliebig auf- und zugeklappt werden. So ist es z.B. möglich, in einem Plan- oder Vorjahresvergleichsbericht bis zum individuellen Sachkonto oder einem speziellen Kostenrechnungsmerkmal herunterzuklicken.

Auch neben der Verwendung für das interne Reporting im Autohaus, können die Daten vor Abgabe der Datenmeldung an den Hersteller mit dem neuen Bericht nochmal angeschaut werden.

Frohe Weihnachten und einen guten Rutsch

Das ITPM.team wünscht allen Kunden und Freunden erholsame Feiertage und einen guten Rutsch ins neue Jahr 2019.

Umstellung auf die gypsilon Fibu 9

Anpassungen notwendig!

Bei der Umstellung von der T-Systems Finanzbuchhaltung gypsilon8 auf gypsilon9 sind Anpassungen an anderen Lösungen, welche Daten mit der Finanzbuchhaltung austauschen, notwendig. Wesentlichster Grund hierfür ist, dass beim FIBU-Releasewechsel auch ein Wechsel der Datenbanksoftware von ORACLE auf Microsoft SQL-Server durchgeführt wird.

Wir stellen Ihnen hier die gängigen ITPM.Produkte mit den notwendigen Maßnahmen zusammen:

  • ITPM.collectio4
    Ab der Programmversion 4.6.4 kann ein Vorsystem für die neue FIBU9 (Microsoft SQL-Server) angelegt werden, das in der Importdefinition hinterlegt wird. Gerne unterstützt Sie unsere Hotline.
  • ITPM.collectioReporting
    Durch den Wechsel von ORACLE auf Microsoft SQL-Server ändert sich die SQL-Syntax. Aus diesem Grund müssen die Abfragen manuell angepasst werden. Gerne unterstützen Sie unsere Consultants dabei.
  • ITPM.collectioTransfer
    Durch den Wechsel von ORACLE auf Microsoft SQL-Server ändert sich die SQL-Syntax. Aus diesem Grund müssen die Abfragen manuell angepasst werden. Gerne unterstützen Sie unsere Consultants dabei.
  • ITPM.XL
    Sollten Sie neben collectio-Formeln auch Abfragen direkt auf die FIBU-Datenbank verwenden, müssen diese evtl. wegen der veränderten SQL-Syntax angepasst werden. Sie benötigen die ITPM.XL-Version ab 1.0.5.
  • ITPM.FIBUXL
    Das ExcelAddIn ITPM.FIBUXL wurde nicht mehr an die gypsilon9 angepasst, da die Funktionen seit 2016 in ITPM.XL enthalten sind. Sollten Sie noch ITPM.FIBUXL einsetzen und über einen Wartungsvertrag verfügen, erhalten Sie ITPM.XL ohne weitere Lizenzkosten. Wenden Sie sich bitte an unseren Vertrieb.
  • ITPM.Liquidität
    Durch den Wechsel von ORACLE auf Microsoft SQL-Server ändert sich die SQL-Syntax. Aus diesem Grund müssen die Abfragen manuell angepasst werden. Gerne unterstützen Sie unsere Consultants dabei.
  • ITPM.Bilanz&Report
    ITPM.Bilanz&Report verfügt über Schnittstellen zu ITPM.collectio und zur gypsilon FIBU.  Sollten Sie Daten aus der FIBU importieren, benötigen Sie die Prgrammversion Bilanz&Report V.1.4.18. In dieser Version können die Zugangsdaten zur neuen FIBU9-Datenbank hinterlegt werden. Wenden Sie sich bitte an unseren Vertrieb.
  • ITPM.collectioOnline
    Auf ITPM.collectioOnline hat der FIBU-Releasewechsel keine Auswirkung. Die für ITPM.colllectioOnline aus der FIBU9 exportierte Textdatei hat einen unveränderten Aufbau.
  • ITPM.MahnProfi
    Um eine Verbindung mit der FIBU gypsilon9 herstellen zu können, benötigen Sie die ITPM.MahnProfi-Programmversion 1.3.2. Die Softwarelizenz ist kostenlos. Bitte wenden Sie sich zwecks Installation und Konfiguration an unsere Hotline.
  • ITPM.cashACCOUNT
    Die aktuelle Programmversion ITPM.cashACCOUNT3 ist bereits auf die FIBU gypsilon9 ausgerichtet. In ITPM.cashACCOUNT3 müssen lediglich Parameter auf die neue FIBU eingestellt werden. Gerne ist Ihnen unsere Hotline dabei behilflich. Sollten Sie noch ITPM.cashACCOUNT 2.x einsetzen, wenden Sie sich bitte an unseren Vertrieb.
  • ITPM.clientInfo
    Für ITPM.clientINFO ist ein Update auf die Version 4.2. notwendig. Für Kunden mit einem Wartungs- bzw. Mietvertrag ist die neue Version kostenlos. Kunden ohne einen solchen Vertrag können eine neue Lizenz oder ein Update erwerben. Die Installation der neuen Version 4.2. ist erheblich aufwendiger, als die bisherige Version, da die FIBU keinen schreibenden Zugriff auf die Datenbank zulässt und ITPM.clientINFO daher eine eigene Datenbank benötigt. Wir bitten Sie, sich an unseren Vertrieb zu wenden.
  • ITPM.VCWIN2FIBU
    Für ITPM.VCWIN2FIBU ist ein Update auf die neueste Version notwendig. Wir bitten Sie, sich an unseren Vertrieb zu wenden.

Sollten Sie ein weiteres Programm von ITPM in Verwendung oder Fragen zur Umstellung haben, wenden Sie sich bitte an das ITPM.team. Unsere Mitarbeiter unterstützen Sie gerne.  Sie erreichen uns unter der +49 (0) 6232 / 62275-0. Bitte beachten Sie, dass Dienstleistungen im Zusammenhang mit der FIBU-Umstellung, unabhängig von einem Wartungsvertrag, kostenpflichtig sind.

Ergebnisplanung

Die Ergebnisplanung für das Jahr 2019 steht kurz bevor.

Immer mehr Unternehmen gehen dazu über, ihre verantwortlichen Mitarbeiter direkt im ITPM.planner planen zu lassen. Das hat den Vorteil,

  • dass die Plandaten den IST-Daten der Vorperiode gegenübergestellt werden können,
  • die Plandaten nicht noch einmal in die Planung übertragen werden müssen
  • und der verantwortliche Mitarbeiter beliebige Nebenrechnungen anstellen kann, die in der collectio-Datenbank zentral gespeichert werden.

Damit der planende Mitarbeiter ausschließlich Zugriff auf seine Planung erhält, gehen Sie wie folgt vor:

Benutzerverwaltung aktivieren

In dem Programmpunkt Benutzerverwaltung können Sie die Benutzerverwaltung aktivieren.

 

Benutzer anlegen

Im nächsten Schritt legen Sie die Benutzer an, die planen sollen. Achten Sie dabei darauf, den Benutzern keine Rechte zuzuweisen. So erreichen Sie, dass der Benutzer ausschließlich den Programmpunkt Businessplan aufrufen darf.

 

Planungen freigeben

Im letzten Schritt geben Sie im Businessplan die gewünschten Planelemente für den Benutzer frei.

Wenn der Benutzer sich jetzt anmeldet, gelangt er direkt zu seinen Planungselementen und kann mit der Ergebnisplanung starten.

Update Bilanz & Report

Die Software Bilanz&Report funktioniert jetzt auch in Verbindung mit der Fibu gypsilon 9 und dem Microsoft SQL Server. Das Update steht für Sie bereit. Alle Kunden, welche einen Wartungsvertrag haben, bekommen das Update kostenlos.

Bei Fragen zur Umstellung wenden Sie sich bitte telefonisch an das ITPM.team: 06232 / 62275-0

Der Showroom für Ihre Zahlen

Die neuen Vorlagen für Ihre ITPM.Dashboards

Um die heutige Datenflut zu bewältigen, ist eine strukturierte und übersichtliche Oberfläche nicht mehr wegzudenken. Grafisch aufbereitet, lassen sich Unternehmensdaten viel besser darstellen.

Sie wirken leichter - die neuen Oberflächen der ITPM.Dashboards. Moderne Charts wechseln sich ab mit Diagrammen und Schaubildern. So findet sich der User schnell zurecht und kann gezielt auf bestimmte Veränderungen reagieren. In der Gestaltung sind die Dashboards wesentlich flexibler und übersichtlicher aufgebaut. Es gibt die Möglichkeit, sich in tiefere Ebenen durchzuklicken und weitere Dashboards aufzurufen. Die Anwendung ist sehr intuitiv gehalten. „Wir haben erfolgreich an der Benutzerfreundlichkeit gearbeitet und ermöglichen dem User ein ganz neues Auswertungserlebnis mit erweiterten Funktionen“ so Barbara Honsberg (IT-Expertin und Anwendungsberaterin - ITPM).

Ein weiterer Mehrwert ist, dass noch nicht abgerechnete Aufträge angezeigt werden und der Servicemitarbeiter die Möglichkeit bekommt, hier noch etwas zu ändern. Bevor es zur endgültigen Abrechnung kommt, können Sie einen Serviceauftrag nachkalkulieren. Dieses Vorgehen ermöglicht Ihnen die Auftragsposition vor der Fakturierung anzupassen und so einen höheren Erlös zu erzielen.

„Aufbereitete Daten“ aus dem DMS alphaPlus und der Zeiterfassung StarTime2 – ein Beispiel, welches auch mit anderen Vorsystemen funktioniert

Aus den beiden Vorsystemen StarTime2 (Zeiterfassung) und alpha plus (DMS) werden die Daten im Dashboard zusammengeführt. Im Screenshot „Auftragskalkulation Lohn“ sehen Sie die zusammengefassten Daten, welche über ITPM.collectio in das ITPM.Dashboard importiert wurden. Durch die Verknüpfung der Daten aus dem DMS und der Zeiterfassung pro Auftrag haben Sie alle Zahlen auf einen Blick übersichtlich dargestellt. So können Sie noch auf die Gestaltung der Rechnungen Einfluss nehmen, bevor Sie diese an den Kunden versenden.

In den beiden oberen Charts sind die Erträge pro AW und der durchschnittliche Stundenlohn im jährlichen Verlauf dargestellt. Im unteren Teil des Dashboards befindet sich die Auftragsübersicht mit den einzelnen Aufträgen, Rechnungen, Arbeitswerten, Stunden und Lohn-Umsätzen uvm. Der Stundenlohn ist durch ein Ampelsystem farblich gekennzeichnet, sodass Ausreißer gleich erkennbar sind.

Das Unterdashboard mit erweiterten Informationen

Wenn Sie einen Auftrag genauer anschauen möchten, haben Sie die Möglichkeit mit einem Doppelklick in der Auftragsübersicht auf die einzelnen Arbeitswerte zu gehen und sich diese in einem weiteren Dashboard anzeigen zu lassen. Im folgenden Screenshot sehen Sie die detaillierten Informationen zu dem ausgewählten Auftrag. Hier können Sie pro Auftrag die Lohnerlöse, die zu fakturierenden AW, die auf den Auftrag gebuchten Stunden, den Ertrags-AW sowie den erzielten Stundenlohn pro Auftrag erkennen. 

 

 

 

 

Durch die neue Oberfläche, lassen sich die Zahlen besser und schneller vergleichen. Neue und umfangreichere Funktionalitäten runden die Software ab. Die Software ist ebenfalls von mobilen Endgeräten aus abrufbar. Die Gestaltung der Dashboards kann für jeden Kunden individuell und auf seine Bedürfnisse eingerichtet werden.

ITPM.collectioTransfer

Importieren statt erfassen

Digitalisieren Sie Ihre Statistikdatenerfassung und lassen ITPM.collectioTransfer für sich arbeiten.

Profitieren Sie von

  • automatisierten Importen und
  • aktuellen und korrekten Statistikdaten.

So haben Sie mehr Zeit für sinnvolle Aufgaben. Einfach integriert in ITPM.collectio.

Schauen Sie gleich auf unserer Seite vorbei.
https://www.itpm.eu/Produkte/collectioTransfer

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