Wie die Umstellung auf den Kontenrahmen SKR51 abläuft!

Umstellung auf den SKR51 in ITPM.collectio

Die User von ITPM.collectio können den Wechsel auf den neuen Kontenrahmen ganz entspannt sehen.

Die bisher verwendeten Kontenrahmen von VW SKR61 oder Daimler SKR93, verfügen über 6- bzw. 7-stellige Sachkonten. Informationen wie Marke, Sparte, Absatzkanal usw. waren bisher im Kontenrahmen enthalten. Der neue Kontenrahmen SKR51 ist nur 4-stellig und wird um fünf zusätzliche Kostenrechnungsmerkmale wie Marke, Filiale, Kostenstelle, Absatzkanal und Kostenträger / Modell ergänzt.

Um Vorjahresvergleiche erstellen zu können, müssen die Vorjahre auf den neuen Kontenrahmen SKR51 umgesetzt werden. Das wird in ITPM.collectio automatisch umgesetzt. Die Vorjahre werden an den neuen Kontenrahmen angepasst. So können die Vorjahre einfach und schnell mit dem laufenden Jahr verglichen werden. Dabei liefert ITPM.collectio die komplette Umsetzungstabelle.

Buchungsbeispiele SKR51

Das folgende Buchungsbeispiel stellt dar, wie ein Buchungssatz umgesetzt werden muss, der auf Basis des bisherigen Kontenrahmens gebucht wurde, aber nach der SKR51-Umstellung ausgewertet werden soll:

  • Buchung mit dem SKR61 (Volkswagen):

Konto:            8020 Interne Erlöse Teile und Zubehör

Kostenstelle:  22 Teiledienst Audi

  • Buchung mit dem SKR51:

Konto:            5701 interne Erlöse

Marke:            0588 Audi

Kostenstelle:  31 Originalteile Absatzkanal: 99 intern

Kostenträger: 60 Ersatz-Teile (Wart., Rep.) 

In diesem Beispiel wurde nicht nur das Konto umgesetzt, sondern auch die neue Marke aus der alten Kostenstelle abgeleitet! Nicht in allen Fällen ist die Umsetzung 1:1 wie in dem vorangegangenen Beispiel maschinell ohne Benutzereingriff umsetzbar. Nehmen wir folgendes Beispiel:

 

  • Buchung mit dem SKR93 (Daimler) ohne Kostenstelle:

Konto:           8200100 Erlöse Ersatzteile Mercedes Benz

  • Buchung mit dem SKR51:

Konto:            8310 Erlöse Verkauf Teile Werkstatt

Marke:            0110 Mercedes-Benz oder 0110 Mercedes-Benz PKW oder 0114 Mercedes-Benz NFZ

Kostenstelle:  30 Gesamt TD

Absatzkanal:  11 privater Endkunde oder 21 Gewerbekunde oder 31 Großkunde u.v.m.

Kostenträger:  oder 60 Ersatz-Teile (Wart., Rep.) oder 61 B-Ware (Wartung, Rep.) oder 62 Verschleißteile

In solchen Fällen ist eine Entscheidung des Anwenders notwendig, die von Autohaus zu Autohaus, aber auch von Filiale zu Filiale unterschiedlich sein kann.

Plausibilitätsprüfungen

Für den SKR51 sind eine Vielzahl von Plausibilitätsprüfungen notwendig. Deshalb werden für jede Buchung in ITPM.collectio folgende Abhängigkeiten geprüft:

  1. Kombination aus Konto und Kostenstelle
  2. Kombination aus Kostenstelle und Kostenträger
  3. Kombination aus Marke/Sparte und Kostenstelle
  4. Kombination aus Konto und Absatzkanal
  5. Kombination aus Konto und Marke
  6. Kombination aus Konto, Kostenträger und Absatzkanal

Diese Plausibilitätsregeln werden zum einen für die Überprüfung der Altdatenmigration verwendet und zum anderen aber auch dazu genutzt, dem Anwender sinnvolle Schlüsselungen für die verschiedenen Umschlüsselungen vorzuschlagen.

Vorgehen

Anhand der vorangegangenen Beispiele wurde deutlich, dass es sich bei der Altdatenumstellung auf den SKR51 um weit mehr als eine reine Kontenrahmenumstellung handelt, da

  • Informationen, die bisher im Kontenrahmen enthalten waren, auf Kostenrechnungsmerkmale ausgelagert wurden,
  • der Detaillierungsgrad zwischen den alten und dem neuen Kontenrahmen in beide Richtungen abweicht
  • und die neuen Plausibilitätsregeln um eine x-faches komplexer sind.

Um den Aufwand auf der Seite des Autohauses so gering wie möglich zu halten, haben wir eine Software für die Umstellung

  • der Stammdaten (Konten, Kostenstellen, Umlagen usw.)
  • und der Buchungsdaten (Finanzbuchhaltung, Betriebsbuchhaltung, Plandaten, Statistikdaten) entwickelt. Dadurch ist es möglich, nach der SKR51-Umstellung mit ITPM.collectio so weiter zu arbeiten, als hätten Sie schon immer den neuen Kontenrahmen eingesetzt.

Technischer Ablauf

      1. ITPM installiert die aktuelle Programmversion von ITPM.collectio beim Kunden. In dieser Version sind die Programmbestandteile für die Datenmigration auf SKR51 enthalten.
      2. Über den Programmpunkt SKR51 Umstellung werden die für die Umsetzung relevanten Daten exportiert und auf den Server ITPM übertragen.
      3. Bei ITPM wird eine Kundendatenbank angelegt. In diese Datenbank werden die vom Kunden exportierten Daten importiert.
      4. Anhand der existierenden Zuordnung von Identkostenstellen, Identmarken und Identkonten zu dem alten Kontenrahmen werden von ITPM Vorschläge für die Zuweisung auf den neuen Kontenrahmen SKR51 erstellt. Dieser bezieht sich rein auf die Stammdaten.
      5. Die von ITPM erstellten Mappingtabellen werden zusammen mit einem separaten Pflegeprogramm an den Kunden zurückgegeben. In diesem Pflegeprogramm kann der Kunde die von ITPM vorgeschlagenen Mappings der Stammdaten ggfls. ändern und überarbeiten.

Hier im Beispiel die Pflege der Kostenstellen

 

Auf der linken Seite werden die alten Kostenstellen dargestellt, auf der rechten Seite die neuen Kostenstellen. Wenn, wie hier im Beispiel, sehr differenziert auf Kostenstellen gebucht wurde und die Differenzierung erhalten bleiben soll, muss auch im neuen Kontenrahmen eine Vielzahl von Kostenstellen definiert werden. Diese können durchaus von den Standardkostenstellen des Herstellers abweichen, da Sie durch die Zuordnung zu einer Identkostenstelle für die Datenmeldung und Plausibilitätsprüfung wieder einer Herstellerkostenstelle zugeordnet werden.

Beispiel Konten

Die neuen Konten in der Spalte SKR51-Konto sind zu prüfen, zu ändern oder zu ergänzen.

  • Nachdem alle Tabellen gefüllt sind, werden die Umsetzungstabellen mit den Stammdaten wieder an ITPM übertragen und dort wird der Vorschlag für die Umsetzung der Bewegungsdaten erstellt.
  • Nach der Freigabe der Mappingtabellen durch den Kunden erfolgt die Umstellung der Altdaten auf den SKR51 bei ITPM. Bei der Umstellung werden die neuen Kostenstellen, Marken, Konten, Konto-/Identkontenzuordnungen, Umlagen und Bewegungsdaten angelegt.
  • Die in den Berichten gewählten alten Kostenstellen werden entsprechend dem Kostenstellenmapping durch die neuen Kostenstellen ersetzt.
  • Beim Kunden müssen in ITPM.collectio noch verschiedene Einstellungen vorgenommen werden:
    1. Das vom Kunden im Vorfeld lizenzierte Markenmodul SKR51 wird freigeschaltet.
    2. Die Parameter werden auf den neuen Referenzkontenrahmen und die Kontenlänge 4 geändert.
    3. Absatzkanäle und Kostenträger werden freigeschaltet und angelegt.
    4. Berichte: Die Berichtsnummern werden gegen die neuen Berichtsnummern des SKR51 Kontenrahmens getauscht.
  • Die Altdaten werden in der Kundendatenbank entfernt. Anschließend erfolgt der Import der neuen SKR51-Daten.
  • Nach der Einrichtung sind für die umgesetzten Jahre die Verarbeitungsläufe zu starten.
  • ITPM.collectio ist vollständig auf den SKR51 umgestellt und einsatzbereit

Hinweis: Die aus den Planungen erzeugten Plandaten bleiben bei der SKR51-Umstellung erhalten und können weiterhin für Plan-/Ist-Vergleiche genutzt werden. Die Planung selbst kann nicht migriert werden. Änderungen an der Planung sind somit nicht mehr möglich. Die Planungen im Businessplan werden gelöscht.

ITPM.collectio – und der neue SKR51

Immer mehr Autohändler stehen vor dem Punkt, Ihren bisher verwendeten Kontenrahmen in der Buchhaltung auf den neuen SKR51-Branchenkontenrahmen umzustellen.

Die betroffenen Änderungen sind weitreichend, beginnen bei den Systemen zur Auftrags- und Verkaufsabwicklung, gehen bis hin zum Controlling und vor Allem bis zu der Datenmeldung an den Hersteller.

Oft bleibt unbedacht, dass beim Einsatz eines neuen Kontenrahmens die Vergleichbarkeit nicht gegeben ist und es z.B. nicht mehr möglich ist, stimmige Vorjahresvergleiche zu erstellen oder eine Basis für die Planung zu haben. Theoretisch wäre ITPM.collectio dann auch von Grund auf neu einzurichten.

ITPM hat sich hierzu etwas einfallen lassen und ein intelligentes Mapping entwickelt, bei denen die Stamm- und Auswertungsdaten in ITPM.collectio vom alten Kontenrahmen auf den neuen umgeschlüsselt und die Auswertungen hiermit komplett auf die neue Logik gebracht werden können.

Aus der Praxis heraus angefragt haben wir vor Kurzem eine solche Umsetzung erfolgreich bei der Auto Bach Gruppe, Limburg durchgeführt. Somit ist es dem Autohaus nun möglich, nach der in 2019 erfolgten Kontenrahmen-Umstellung, mehrere Jahre mit ITPM.collectio in einer Auswertung gegenüber zu stellen.

Was wird bei einer solchen Umsetzung gemacht?

  • Umschlüsselung von

    • Konten

    • Dimensionen, wie Marken und Kostenstellen

    • Stammdaten, wie Umlagen

    • Buchungsdaten aus der Finanzbuchhaltung, Betriebsbuchhaltung, Planung und Statistik

  • Plausibilitätsprüfung

  • Der Anwender erhält eine umfangreiche Vorlage für das Mapping und die Möglichkeit dieses manuell zu beeinflussen.

Dadurch ist es möglich, nach der SKR51-Umstellung mit ITPM.collectio so weiter zu arbeiten, als hätten Sie schon immer den neuen Kontenrahmen eingesetzt.

Sollten Sie auch auf den SKR 51 wechseln wollen, stehen Ihnen die Experten der ITPM gerne zur Verfügung. Kontakt: ahimmighoefer@itpm.eu

 Beispiel Kontenmapping

 

Beispiel Kostenstellenmapping

 

              Bericht von Auto Bach

Die Auto Bach Gruppe, Limburg, vertritt die Marken VW PKW, VW Nutzfahrzeuge, Audi, Porsche, Skoda und Bentley und hat in 6 Standorten insgesamt 11 Betriebsstätten sowie zwei Verwaltungsgesellschaften.

Das Controlling wurde in den letzten Jahren mit dem System Professional Planner durchgeführt. Da zum 01.01.2019 die Umstellung auf den neuen Branchenrahmen SKR 51 erfolgte, hat man sich auch zu einem neuen Controllingsystem entschieden. Die Wahl fiel dabei auf die Business Intelligence Software ITPM.Dashboard mit der Controlling-Lösung ITPM.collectio.

Wichtig war in diesem Zusammenhang, dass ITPM uns eine Lösung angeboten hat, die Altdaten mit dem SKR 61 auf den SKR 51 zu mappen, damit eine Vergleichbarkeit der Zahlen aus den Vorjahren mit der neuen SKR 51 Struktur gewährleistet ist. Diese Umstellung, die wir vor der eigentlichen Implementation/Nutzung von ITPM.collectio durchführten, lief reibungslos. Die Migration der Altdaten macht es möglich, dass nun auch ein aussagefähiger Vorjahresvergleich, trotz zwei unterschiedlicher Kontenrahmen, möglich ist.

Weiterhin hat ITPM unsere in Excel erstellte Planung 2019 vollständig und in der neuen Struktur des SKR 51 in ITPM.collectio eingespielt und uns damit eine mühsame Eingabe der Plandaten erspart. Die nächste Planung (2020) werden wir dann bereits mit dem ITPM.collectioPlanner erstellen. Unser komplexer Planungsprozess wird dadurch viel einfacher werden und uns viel Zeit ersparen.

Über das ITPM.Dashboard fassen wir nun die wichtigsten Informationen des Unternehmens aus Verkauf und Service zusammen und berichten diese, sinnvoll aufgearbeitet, an die Geschäftsleitung und die Führungsmannschaft. Hierbei bedienen wir uns u.a. auch der Web-Version, d.h. jeder Berechtigte kann über den Browser einfach und komfortabel auf die Dashboards zugreifen.

Wir sind der Überzeugung, dass wir mit ITPM.collectio sowie den verschiedenen nützlichen Bausteinen (ITPM.collectioTransfer, ITPM.collectioReporting, ITPM.Dashboard) ein modernes, fortschrittliches Instrument für die Steuerung unserer Unternehmensgruppe im Einsatz haben.

Manfred Freund

Kfm. Leiter Bach Holding GmbH

ITPM it-projects Möser GmbH
Johannesstraße 22
67346 Speyer
Tel.: +49 6232 62275-0
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