Umstellung auf die gypsilon Fibu 9

Anpassungen notwendig!

Bei der Umstellung von der T-Systems Finanzbuchhaltung gypsilon8 auf gypsilon9 sind Anpassungen an anderen Lösungen, welche Daten mit der Finanzbuchhaltung austauschen, notwendig. Wesentlichster Grund hierfür ist, dass beim FIBU-Releasewechsel auch ein Wechsel der Datenbanksoftware von ORACLE auf Microsoft SQL-Server durchgeführt wird.

Wir stellen Ihnen hier die gängigen ITPM.Produkte mit den notwendigen Maßnahmen zusammen:

  • ITPM.collectio4
    Ab der Programmversion 4.6.4 kann ein Vorsystem für die neue FIBU9 (Microsoft SQL-Server) angelegt werden, das in der Importdefinition hinterlegt wird. Gerne unterstützt Sie unsere Hotline.
  • ITPM.collectioReporting
    Durch den Wechsel von ORACLE auf Microsoft SQL-Server ändert sich die SQL-Syntax. Aus diesem Grund müssen die Abfragen manuell angepasst werden. Gerne unterstützen Sie unsere Consultants dabei.
  • ITPM.collectioTransfer
    Durch den Wechsel von ORACLE auf Microsoft SQL-Server ändert sich die SQL-Syntax. Aus diesem Grund müssen die Abfragen manuell angepasst werden. Gerne unterstützen Sie unsere Consultants dabei.
  • ITPM.XL
    Sollten Sie neben collectio-Formeln auch Abfragen direkt auf die FIBU-Datenbank verwenden, müssen diese evtl. wegen der veränderten SQL-Syntax angepasst werden. Sie benötigen die ITPM.XL-Version ab 1.0.5.
  • ITPM.FIBUXL
    Das ExcelAddIn ITPM.FIBUXL wurde nicht mehr an die gypsilon9 angepasst, da die Funktionen seit 2016 in ITPM.XL enthalten sind. Sollten Sie noch ITPM.FIBUXL einsetzen und über einen Wartungsvertrag verfügen, erhalten Sie ITPM.XL ohne weitere Lizenzkosten. Wenden Sie sich bitte an unseren Vertrieb.
  • ITPM.Liquidität
    Durch den Wechsel von ORACLE auf Microsoft SQL-Server ändert sich die SQL-Syntax. Aus diesem Grund müssen die Abfragen manuell angepasst werden. Gerne unterstützen Sie unsere Consultants dabei.
  • ITPM.Bilanz&Report
    ITPM.Bilanz&Report verfügt über Schnittstellen zu ITPM.collectio und zur gypsilon FIBU.  Sollten Sie Daten aus der FIBU importieren, benötigen Sie die Prgrammversion Bilanz&Report V.1.4.18. In dieser Version können die Zugangsdaten zur neuen FIBU9-Datenbank hinterlegt werden. Wenden Sie sich bitte an unseren Vertrieb.
  • ITPM.collectioOnline
    Auf ITPM.collectioOnline hat der FIBU-Releasewechsel keine Auswirkung. Die für ITPM.colllectioOnline aus der FIBU9 exportierte Textdatei hat einen unveränderten Aufbau.
  • ITPM.MahnProfi
    Um eine Verbindung mit der FIBU gypsilon9 herstellen zu können, benötigen Sie die ITPM.MahnProfi-Programmversion 1.3.2. Die Softwarelizenz ist kostenlos. Bitte wenden Sie sich zwecks Installation und Konfiguration an unsere Hotline.
  • ITPM.cashACCOUNT
    Die aktuelle Programmversion ITPM.cashACCOUNT3 ist bereits auf die FIBU gypsilon9 ausgerichtet. In ITPM.cashACCOUNT3 müssen lediglich Parameter auf die neue FIBU eingestellt werden. Gerne ist Ihnen unsere Hotline dabei behilflich. Sollten Sie noch ITPM.cashACCOUNT 2.x einsetzen, wenden Sie sich bitte an unseren Vertrieb.
  • ITPM.clientInfo
    Für ITPM.clientINFO ist ein Update auf die Version 4.2. notwendig. Für Kunden mit einem Wartungs- bzw. Mietvertrag ist die neue Version kostenlos. Kunden ohne einen solchen Vertrag können eine neue Lizenz oder ein Update erwerben. Die Installation der neuen Version 4.2. ist erheblich aufwendiger, als die bisherige Version, da die FIBU keinen schreibenden Zugriff auf die Datenbank zulässt und ITPM.clientINFO daher eine eigene Datenbank benötigt. Wir bitten Sie, sich an unseren Vertrieb zu wenden.
  • ITPM.VCWIN2FIBU
    Für ITPM.VCWIN2FIBU ist ein Update auf die neueste Version notwendig. Wir bitten Sie, sich an unseren Vertrieb zu wenden.

Sollten Sie ein weiteres Programm von ITPM in Verwendung oder Fragen zur Umstellung haben, wenden Sie sich bitte an das ITPM.team. Unsere Mitarbeiter unterstützen Sie gerne.  Sie erreichen uns unter der +49 (0) 6232 / 62275-0. Bitte beachten Sie, dass Dienstleistungen im Zusammenhang mit der FIBU-Umstellung, unabhängig von einem Wartungsvertrag, kostenpflichtig sind.

Ergebnisplanung

Die Ergebnisplanung für das Jahr 2019 steht kurz bevor.

Immer mehr Unternehmen gehen dazu über, ihre verantwortlichen Mitarbeiter direkt im ITPM.planner planen zu lassen. Das hat den Vorteil,

  • dass die Plandaten den IST-Daten der Vorperiode gegenübergestellt werden können,
  • die Plandaten nicht noch einmal in die Planung übertragen werden müssen
  • und der verantwortliche Mitarbeiter beliebige Nebenrechnungen anstellen kann, die in der collectio-Datenbank zentral gespeichert werden.

Damit der planende Mitarbeiter ausschließlich Zugriff auf seine Planung erhält, gehen Sie wie folgt vor:

Benutzerverwaltung aktivieren

In dem Programmpunkt Benutzerverwaltung können Sie die Benutzerverwaltung aktivieren.

 

Benutzer anlegen

Im nächsten Schritt legen Sie die Benutzer an, die planen sollen. Achten Sie dabei darauf, den Benutzern keine Rechte zuzuweisen. So erreichen Sie, dass der Benutzer ausschließlich den Programmpunkt Businessplan aufrufen darf.

 

Planungen freigeben

Im letzten Schritt geben Sie im Businessplan die gewünschten Planelemente für den Benutzer frei.

Wenn der Benutzer sich jetzt anmeldet, gelangt er direkt zu seinen Planungselementen und kann mit der Ergebnisplanung starten.

Update Bilanz & Report

Die Software Bilanz&Report funktioniert jetzt auch in Verbindung mit der Fibu gypsilon 9 und dem Microsoft SQL Server. Das Update steht für Sie bereit. Alle Kunden, welche einen Wartungsvertrag haben, bekommen das Update kostenlos.

Bei Fragen zur Umstellung wenden Sie sich bitte telefonisch an das ITPM.team: 06232 / 62275-0

Der Showroom für Ihre Zahlen

Die neuen Vorlagen für Ihre ITPM.Dashboards

Um die heutige Datenflut zu bewältigen, ist eine strukturierte und übersichtliche Oberfläche nicht mehr wegzudenken. Grafisch aufbereitet, lassen sich Unternehmensdaten viel besser darstellen.

Sie wirken leichter - die neuen Oberflächen der ITPM.Dashboards. Moderne Charts wechseln sich ab mit Diagrammen und Schaubildern. So findet sich der User schneller zurecht und kann gezielt auf bestimmte Veränderungen reagieren. In der Gestaltung sind unsere Dashboards wesentlich flexibler und übersichtlicher aufgebaut. Es gibt die Möglichkeit sich in tiefere Ebenen durchzuklicken und weitere Dashboards aufzurufen, die Anwendung ist sehr intuitiv gehalten. „Wir haben erfolgreich an der Benutzerfreundlichkeit gearbeitet und ermöglichen dem User ein ganz neues Auswertungserlebnis mit erweiterten Funktionen“ so Barbara Honsberg (IT-Expertin und Anwendungsberaterin - ITPM).

Ein weiterer Mehrwert ist, dass noch nicht abgerechnete Werte sichtbar sind und der User die Möglichkeit bekommt, hier noch etwas zu ändern. Bevor es zur endgültigen Abrechnung kommt, können Sie einen Serviceauftrag nachkalkulieren. Dieses Vorgehen ermöglicht Ihnen die Auftragsposition vor der Fakturierung anzupassen und so einen höheren Erlös zu erzielen.

„Aufbereitete Daten“ aus dem DMS alphaPlus und der Zeiterfassung StarTime2 – ein Beispiel, welches auch mit anderen Vorsystemen funktioniert

Aus den beiden Vorsystemen StarTime (Zeiterfassung) und alpha plus (DMS) werden die Daten im Dashboard zusammengeführt. Im Screenshot „Auftragskalkulation Lohn“ sehen Sie die zusammengefassten Daten, welche über ITPM.collectio ins ITPM.Dashboard importiert wurden. Durch die Verknüpfung der fakturierten Daten aus dem DMS und der Zeiterfassung pro Auftrag haben Sie alle Zahlen auf einen Blick übersichtlich dargestellt. So können Sie noch auf die Gestaltung der Rechnungen Einfluss nehmen, indem Sie z.B. bei noch nicht abgerechneten Aufträgen der Stundenlohn anpassen.

In den beiden oberen Charts sind die Erträge pro AW und der durchschnittliche Stundenlohn im jährlichen Verlauf dargestellt. Im unteren Teil des Dashboards befindet sich die Auftragsübersicht mit den einzelnen Aufträgen, Rechnungen, Arbeitswerten, Stunden & Lohn-Umsatz uvm. Der Stundenlohn ist zur besseren Unterscheidung mit einem Ampelsystem farblich dargestellt.

Das Unterdashboard mit erweiterten Informationen

Wenn sich der Benutzer einen Auftrag genauer anschauen möchte, hat er nun die Möglichkeit mit einem Doppelklick auf die einzelnen Arbeitswerte zu gehen und diese sich in einem weiteren Dashboard anzeigen zu lassen. Im folgenden Screenshot (welches aus dem übergeordneten Dashboard der Auftragskalkulation Lohn stammt) sehen Sie die detaillierten Informationen zur Auftragsübersicht. Hier können sie pro Auftrag die Lohnerlöse, die zu fakturierenden AW, die auf den Auftrag gebuchten Stunden, den Ertragsarbeitswertsatz sowie den erzielten Stundenlohn pro Auftrag erkennen. 

 

 

 

 

Durch die neue Oberfläche, lassen sich die Zahlen besser und schneller vergleichen. Durch die von unseren Consultants eingerichtete Datenbankabfragen, können wir eine hohe Datenqualität garantieren. Neue und umfangreichere Funktionalitäten runden die Software ab. Die Software ist ebenfalls von mobilen Endgeräten aus abrufbar. Die Gestaltung der Dashboards kann für jeden Kunden individuell und auf seine Bedürfnisse eingerichtet werden.

ITPM.collectioTransfer

Importieren statt erfassen

Digitalisieren Sie Ihre Statistikdatenerfassung und lassen ITPM.collectioTransfer für sich arbeiten.

Profitieren Sie von

  • automatisierten Importen und
  • aktuellen und korrekten Statistikdaten.

So haben Sie mehr Zeit für sinnvolle Aufgaben. Einfach integriert in ITPM.collectio.

Schauen Sie gleich auf unserer Seite vorbei.
https://www.itpm.eu/Produkte/collectioTransfer

ITPM.cash!ACCOUNT3 - das Video

Das Video zum Thema ITPM.cash!ACCOUNT3 ist da

Das knapp 8-minütige Einführungsvideo ist für alle Kassenbediener des ITPM.cash!ACCOUNT3 gedacht. Neben dem Hinweis auf das Geldwäschegesetzt, wird u.a. auch der GoBD-Export für den Steuerprüfer vorgestellt.

Hier der Link zum Video:

ITPM.cash!ACCOUNT3

Das ITPM-Team wünscht Ihnen viel Freude mit dem neuen ITPM.cash!ACCOUNT3!

Monatsabschluss ab ITPM.collectio 4.5

Monatsabschluss 

Im Controlling stehen wir vor dem Problem, dass sich Werte für vergangene Monate nach der Berichtserstellung durch verspätete Buchungen noch verändern.
Der Monatsabschluss in ITPM.collectio begegnet jetzt diesem Problem, indem berichtete Daten in einer separaten Datenart FIX festgeschrieben werden können.

Wie verwenden wir den neuen Monatsabschluss?

Beim ersten Aufruf des Programmpunkts „Monatsabschluss“ wird die Datenart FIX für den gewählten Mandanten als intern, aktiv und in ITPM.collectioXL verfügbar automatisch angelegt. Die Datenart fließt nicht mit in die Datenmeldung für den Betriebsvergleich an den Hersteller mit ein.
Sollte zufällig schon mal eine Datenart FIX angelegt worden sein, erscheint eine Meldung und es kann kein Monatsabschluss durchgeführt werden. In dem Fall wenden Sie sich bitte an unsere Hotline.

Welche Daten werden fixiert?

Sie können selbst definieren, welche Datenarten mit in die Berechnung der Monatsabschlussdaten einfließen. Standardmäßig ist die Datenart IST als zu fixierende Datenart gesetzt. Wenn Betriebsbuchhaltungsdaten BB* fixiert werden sollen, ist in den Menüpunkt  „Datenarten" zu wechseln und dort der Haken bei „für Monatsabschluss fixieren“ zu setzen.

 

Wie kann ich einen Monat schließen?

Rufen Sie den Programmpunkt „Monatsabschluss" auf.

Ihnen wird automatisch der nächste zu schließende Monat für den Monatsabschluss angeboten.
Hinweis: Sollten noch fehlerhafte IST/BB-Daten in der Zieldatentabelle stehen, wird kein Monatsabschluss durchgeführt. Sind die Daten fehlerfrei, werden die Datensätze mit der Datenart FIX in die Zieldatentabelle geschrieben.

Wie werden die Monatsabschlussdaten berechnet?

ITPM.collectio errechnet die Finanzdaten wie folgt:

       FIX-Wert des abzuschließenden Monats =
       IST-Daten in Summe (per) bis zum Abschlussmonat        
       minus
       FIX-Daten in Summe (per) bis zum Vormonat


Die Statistikdaten werden jeweils 1:1 für den gesamten Zeitraum bis zum abgeschlossenen Monat in die Datenart FIX kopiert.

Wie können die Daten geprüft werden?

Der Vorgang wird für den abgeschlossenen Monat mit folgenden Angaben protokolliert:
Mandant / Periode / Abschlussdatum /Benutzer /Workstation

 

Der Karteireiter Protokoll zeigt, auf welcher Basis die Zieldaten FIX erstellt wurden (nur Finanzdaten, da Statistikwerte 1:1 kopiert werden).

 

Eingeblendet wird das Protokoll des zuletzt abgeschlossenen Monats.
Die Spalten Mandant, Kontoart und nicht belegte Dimensionen sind ausgeblendet. Können jedoch über Spaltenauswahl wieder eingeblendet werden.
Die Abschlussprotokolldatei wird unter %appdata%\ITPM\collectio4 abgelegt. Der Dateiname wird nach der Namenskonvention Monatsabschluss_Periode_Mandant(z.B. Monatsabschluss_201701_0001.csv) aufgebaut.

Kann ich den Monat nochmal öffnen?

Ja, über den Programmpunkt „Vormonat öffnen“. Die Zieldaten des letzten, abgeschlossenen Monats werden dann wieder gelöscht und die Monatssperre aufgehoben.
Wird der Vormonat wieder geöffnet und neu geschlossen, wird die alte Abschlussprotokolldatei umbenannt und eine neue erzeugt.
z.B. Monatsabschluss_201701_0001_2017.09.26_1059516707.csv

Hinweis, bitte beachten!

Beim Fixieren wird das zu dem Zeitpunkt gültige Identkonto des Herstellers mit festgeschrieben. Nach Einspielen eines neuen Kontenrahmens (hier können Herstellerkonten wegfallen) oder bei manuellen Änderungen der Identkontenzuordnung kann es zu Abweichungen in den Auswertungen kommen, da die Berichte meist in Abhängigkeit der Herstellerkonten aufgebaut sind.
In diesem Falle muss die neue Identkontenzuordnung auf die FIX-Daten übertragen werden. Im Menüpunkt „Verarbeitung“ wird die Datenart FIX mit angezeigt. Nach dem Verarbeiten der regulären Daten IST und BB* mit Zuordnung der neuen Identkonten kann für die Datenart FIX ein neuer Zuordnungslauf gestartet werden.

(Beitrag verfasst von Frau Huber-Betzer & Herr Möser)

Benachrichtigungen bei Problemen mit dem Batchworker

Hintergrund:

Stehen Updates von collectio zur Verfügung, werden diese auf den Clients regelmäßig eingespielt. Oft wird jedoch die collectio-Version auf dem Server vergessen und nicht aktualisiert. Läuft auf dem Server jedoch ein Batchworker oder Batchworker-Dienst, passt der Programm- bzw. Datenbankstand des Servers nicht zu der aktuellen collectio-Version. Bei unterschiedlichen Datenbankständen wird der Batchworker automatisch beendet und die Batchjobs laufen nicht mehr.

Neuerung:

Merkt der Batchworker oder Batchworker-Dienst, dass der Datenbankstand nicht zu der aktuellen collectio-Version passt, wird beim Beenden des Batchworkers in collectio ein Parameter BatchworkerGestoppt gesetzt. Dies hat zur Folge, dass beim Starten von collectio eine neue Kachel mit dem Hinweis auf das Problem erscheint:

Hinweis zum Batchworker

 

Parallel dazu kann eine E-Mail an die Verantwortlichen gesendet werden. Diese wird gesendet, sobald der Programmstand oder der Datenbankstand von der aktuellen Version abweicht. Dazu sind in collectio nachfolgende Einstellungen vorzunehmen.

Einstellungen in collectio

1. Parameter

Hier müssen in der Gruppe Verbindungseinstellungen gültige SMTP Parameter hinterlegt werden, so dass ein E-Mail-Versand möglich ist. Die E-Mail-Adresse des Absenders wird in dem Parameter SmtpUser eingetragen.

 

2. Benutzerpflege

Die Nachricht des Batchworkers geht an alle User, die über Administrationsrechte verfügen und bei denen eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Hinweis: Anwender ohne aktive Benutzerpflege können diese temporär aktivieren und einen Benutzer mit E-Mail Adresse und Administrationsrechten anlegen. Anschließend ist die Benutzerverwaltung wieder zu deaktivieren.

 

Um zu prüfen, ob ein E-Mailversand möglich ist, kann über die Schaltfläche Testmail versenden eine E-Mail an einen ausgewählten Benutzer versendet werden.

 

(Beitrag verfasst von Frau Huber-Betzer)

Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung

Das neue Kassen- und Kreditkartenabwicklungssystem ITPM.cash!ACCOUNT3 enthält einen GoBD-Export (GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) für den Betriebsprüfer.

Seit dem 01.01.2018 kann ein Amtsträger unangekündigt bei Ihnen im Autohaus vorstellig werden und innerhalb der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten die Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnung prüfen. (Kassen-Nachschau §146b AO). Der Finanzverwaltung steht innerhalb einer Außenprüfung das Recht auf Datenzugriff zu.

Trotz zunehmenden unbaren Geldeingängen, sind Bargeldeinnahmen nach wie vor weit verbreitet. Dafür nutzen Autohäuser meist noch Registrierkassen. Dieses der Buchführung vorgelagerte System, unterliegt derselben Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht wie die eigentlichen Buchführungssysteme. Das Kassensystem muss so beschaffen sein, dass es bei einem Kassensturz möglich ist, den IST-Betrag mit dem SOLL-Betrag der Kasse zu vergleichen. Ausgaben, Einnahmen, Entnahmen und Einlagen sind durch Belege nachzuweisen. Die elektronische Kasse muss alle Daten, welche steuerlich relevant sind speichern können.

Das Programm ITPM.cash!ACCOUNT unterstützt Sie mit seiner neuen Funktion - dem GoBD-Export. Wo finden Sie den GoBD-Export in ITPM.cash!ACCOUNT?

Im Hauptmenü unter Auswertungen finden Sie den GoBD-Export. Hiermit können Sie eine Zusammenfassung erstellen.

 

Über die Schaltfläche […] geben Sie das Verzeichnis an, in dem Sie die Dateien in elektronischer Form speichern möchten. 

 

Mit Exportieren (Button unten rechts) führen Sie den Export aus und können so der Finanzverwaltung die Daten in einem lesbaren Format zur Verfügung stellen.

Einfache Anmeldung mit Single-Sign-On

Profitieren Sie von den Vorteilen der neu entwickelten Kassenlösung. Mit dem aktuellen ITPM.cash!ACCOUNT ist eine starke Lösung auf dem Markt, welche viele Vorteile für Ihr Autohaus bietet.

Neben der Berücksichtigung der aktuellen gesetzlichen Neuregelungen und des Geldwäschegesetzes, der Kompatibilität zum Kfz Branchenkontenrahmen SKR 51, der modernen Benutzeroberfläche uvm., können Sie sich in die brandneue Software via Single-Sign-On anmelden. Nach einmaliger Authentifizierung an Ihrem Windows-Arbeitsplatz, können Sie ITPM.cash!ACCOUNT ohne erneute Anmeldung aufrufen.

Um dieses Feature im ITPM.cash!ACCOUNT nutzen zu können, müssen Sie Mitglied der ActiveDirectory-Gruppe "cashACCOUNT" sein. Diese wird unter Windows im Active Directory (Verzeichnisdienst von Microsoft) vom Administrator eingerichtet. Das Programm erkennt, ob Sie ein User der cashACCOUNT-Gruppe sind oder nicht. Die Anmeldung über die Eingabemaske entfällt somit und ITPM.cash!ACCOUNT wird mit dem entsprechenden Windows-Benutzer gestartet. Dadurch ist das Programm schneller einsatzbereit.

ITPM it-projects Möser GmbH
Johannesstraße 22
67346 Speyer
Tel.: +49 6232 62275-0
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