Wie die Umstellung auf den Kontenrahmen SKR51 abläuft!

Umstellung auf den SKR51 in ITPM.collectio

Die User von ITPM.collectio können den Wechsel auf den neuen Kontenrahmen ganz entspannt sehen.

Die bisher verwendeten Kontenrahmen von VW SKR61 oder Daimler SKR93, verfügen über 6- bzw. 7-stellige Sachkonten. Informationen wie Marke, Sparte, Absatzkanal usw. waren bisher im Kontenrahmen enthalten. Der neue Kontenrahmen SKR51 ist nur 4-stellig und wird um fünf zusätzliche Kostenrechnungsmerkmale wie Marke, Filiale, Kostenstelle, Absatzkanal und Kostenträger / Modell ergänzt.

Um Vorjahresvergleiche erstellen zu können, müssen die Vorjahre auf den neuen Kontenrahmen SKR51 umgesetzt werden. Das wird in ITPM.collectio automatisch umgesetzt. Die Vorjahre werden an den neuen Kontenrahmen angepasst. So können die Vorjahre einfach und schnell mit dem laufenden Jahr verglichen werden. Dabei liefert ITPM.collectio die komplette Umsetzungstabelle.

Buchungsbeispiele SKR51

Das folgende Buchungsbeispiel stellt dar, wie ein Buchungssatz umgesetzt werden muss, der auf Basis des bisherigen Kontenrahmens gebucht wurde, aber nach der SKR51-Umstellung ausgewertet werden soll:

  • Buchung mit dem SKR61 (Volkswagen):

Konto:            8020 Interne Erlöse Teile und Zubehör

Kostenstelle:  22 Teiledienst Audi

  • Buchung mit dem SKR51:

Konto:            5701 interne Erlöse

Marke:            0588 Audi

Kostenstelle:  31 Originalteile Absatzkanal: 99 intern

Kostenträger: 60 Ersatz-Teile (Wart., Rep.) 

In diesem Beispiel wurde nicht nur das Konto umgesetzt, sondern auch die neue Marke aus der alten Kostenstelle abgeleitet! Nicht in allen Fällen ist die Umsetzung 1:1 wie in dem vorangegangenen Beispiel maschinell ohne Benutzereingriff umsetzbar. Nehmen wir folgendes Beispiel:

 

  • Buchung mit dem SKR93 (Daimler) ohne Kostenstelle:

Konto:           8200100 Erlöse Ersatzteile Mercedes Benz

  • Buchung mit dem SKR51:

Konto:            8310 Erlöse Verkauf Teile Werkstatt

Marke:            0110 Mercedes-Benz oder 0110 Mercedes-Benz PKW oder 0114 Mercedes-Benz NFZ

Kostenstelle:  30 Gesamt TD

Absatzkanal:  11 privater Endkunde oder 21 Gewerbekunde oder 31 Großkunde u.v.m.

Kostenträger:  oder 60 Ersatz-Teile (Wart., Rep.) oder 61 B-Ware (Wartung, Rep.) oder 62 Verschleißteile

In solchen Fällen ist eine Entscheidung des Anwenders notwendig, die von Autohaus zu Autohaus, aber auch von Filiale zu Filiale unterschiedlich sein kann.

Plausibilitätsprüfungen

Für den SKR51 sind eine Vielzahl von Plausibilitätsprüfungen notwendig. Deshalb werden für jede Buchung in ITPM.collectio folgende Abhängigkeiten geprüft:

  1. Kombination aus Konto und Kostenstelle
  2. Kombination aus Kostenstelle und Kostenträger
  3. Kombination aus Marke/Sparte und Kostenstelle
  4. Kombination aus Konto und Absatzkanal
  5. Kombination aus Konto und Marke
  6. Kombination aus Konto, Kostenträger und Absatzkanal

Diese Plausibilitätsregeln werden zum einen für die Überprüfung der Altdatenmigration verwendet und zum anderen aber auch dazu genutzt, dem Anwender sinnvolle Schlüsselungen für die verschiedenen Umschlüsselungen vorzuschlagen.

Vorgehen

Anhand der vorangegangenen Beispiele wurde deutlich, dass es sich bei der Altdatenumstellung auf den SKR51 um weit mehr als eine reine Kontenrahmenumstellung handelt, da

  • Informationen, die bisher im Kontenrahmen enthalten waren, auf Kostenrechnungsmerkmale ausgelagert wurden,
  • der Detaillierungsgrad zwischen den alten und dem neuen Kontenrahmen in beide Richtungen abweicht
  • und die neuen Plausibilitätsregeln um eine x-faches komplexer sind.

Um den Aufwand auf der Seite des Autohauses so gering wie möglich zu halten, haben wir eine Software für die Umstellung

  • der Stammdaten (Konten, Kostenstellen, Umlagen usw.)
  • und der Buchungsdaten (Finanzbuchhaltung, Betriebsbuchhaltung, Plandaten, Statistikdaten) entwickelt. Dadurch ist es möglich, nach der SKR51-Umstellung mit ITPM.collectio so weiter zu arbeiten, als hätten Sie schon immer den neuen Kontenrahmen eingesetzt.

Technischer Ablauf

      1. ITPM installiert die aktuelle Programmversion von ITPM.collectio beim Kunden. In dieser Version sind die Programmbestandteile für die Datenmigration auf SKR51 enthalten.
      2. Über den Programmpunkt SKR51 Umstellung werden die für die Umsetzung relevanten Daten exportiert und auf den Server ITPM übertragen.
      3. Bei ITPM wird eine Kundendatenbank angelegt. In diese Datenbank werden die vom Kunden exportierten Daten importiert.
      4. Anhand der existierenden Zuordnung von Identkostenstellen, Identmarken und Identkonten zu dem alten Kontenrahmen werden von ITPM Vorschläge für die Zuweisung auf den neuen Kontenrahmen SKR51 erstellt. Dieser bezieht sich rein auf die Stammdaten.
      5. Die von ITPM erstellten Mappingtabellen werden zusammen mit einem separaten Pflegeprogramm an den Kunden zurückgegeben. In diesem Pflegeprogramm kann der Kunde die von ITPM vorgeschlagenen Mappings der Stammdaten ggfls. ändern und überarbeiten.

Hier im Beispiel die Pflege der Kostenstellen

 

Auf der linken Seite werden die alten Kostenstellen dargestellt, auf der rechten Seite die neuen Kostenstellen. Wenn, wie hier im Beispiel, sehr differenziert auf Kostenstellen gebucht wurde und die Differenzierung erhalten bleiben soll, muss auch im neuen Kontenrahmen eine Vielzahl von Kostenstellen definiert werden. Diese können durchaus von den Standardkostenstellen des Herstellers abweichen, da Sie durch die Zuordnung zu einer Identkostenstelle für die Datenmeldung und Plausibilitätsprüfung wieder einer Herstellerkostenstelle zugeordnet werden.

Beispiel Konten

Die neuen Konten in der Spalte SKR51-Konto sind zu prüfen, zu ändern oder zu ergänzen.

  • Nachdem alle Tabellen gefüllt sind, werden die Umsetzungstabellen mit den Stammdaten wieder an ITPM übertragen und dort wird der Vorschlag für die Umsetzung der Bewegungsdaten erstellt.
  • Nach der Freigabe der Mappingtabellen durch den Kunden erfolgt die Umstellung der Altdaten auf den SKR51 bei ITPM. Bei der Umstellung werden die neuen Kostenstellen, Marken, Konten, Konto-/Identkontenzuordnungen, Umlagen und Bewegungsdaten angelegt.
  • Die in den Berichten gewählten alten Kostenstellen werden entsprechend dem Kostenstellenmapping durch die neuen Kostenstellen ersetzt.
  • Beim Kunden müssen in ITPM.collectio noch verschiedene Einstellungen vorgenommen werden:
    1. Das vom Kunden im Vorfeld lizenzierte Markenmodul SKR51 wird freigeschaltet.
    2. Die Parameter werden auf den neuen Referenzkontenrahmen und die Kontenlänge 4 geändert.
    3. Absatzkanäle und Kostenträger werden freigeschaltet und angelegt.
    4. Berichte: Die Berichtsnummern werden gegen die neuen Berichtsnummern des SKR51 Kontenrahmens getauscht.
  • Die Altdaten werden in der Kundendatenbank entfernt. Anschließend erfolgt der Import der neuen SKR51-Daten.
  • Nach der Einrichtung sind für die umgesetzten Jahre die Verarbeitungsläufe zu starten.
  • ITPM.collectio ist vollständig auf den SKR51 umgestellt und einsatzbereit

Hinweis: Die aus den Planungen erzeugten Plandaten bleiben bei der SKR51-Umstellung erhalten und können weiterhin für Plan-/Ist-Vergleiche genutzt werden. Die Planung selbst kann nicht migriert werden. Änderungen an der Planung sind somit nicht mehr möglich. Die Planungen im Businessplan werden gelöscht.

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