Monatsabschluss ab ITPM.collectio 4.5

Monatsabschluss 

Im Controlling stehen wir vor dem Problem, dass sich Werte für vergangene Monate nach der Berichtserstellung durch verspätete Buchungen noch verändern.
Der Monatsabschluss in ITPM.collectio begegnet jetzt diesem Problem, indem berichtete Daten in einer separaten Datenart FIX festgeschrieben werden können.

Wie verwenden wir den neuen Monatsabschluss?

Beim ersten Aufruf des Programmpunkts „Monatsabschluss“ wird die Datenart FIX für den gewählten Mandanten als intern, aktiv und in ITPM.collectioXL verfügbar automatisch angelegt. Die Datenart fließt nicht mit in die Datenmeldung für den Betriebsvergleich an den Hersteller mit ein.
Sollte zufällig schon mal eine Datenart FIX angelegt worden sein, erscheint eine Meldung und es kann kein Monatsabschluss durchgeführt werden. In dem Fall wenden Sie sich bitte an unsere Hotline.

Welche Daten werden fixiert?

Sie können selbst definieren, welche Datenarten mit in die Berechnung der Monatsabschlussdaten einfließen. Standardmäßig ist die Datenart IST als zu fixierende Datenart gesetzt. Wenn Betriebsbuchhaltungsdaten BB* fixiert werden sollen, ist in den Menüpunkt  „Datenarten" zu wechseln und dort der Haken bei „für Monatsabschluss fixieren“ zu setzen.

 

Wie kann ich einen Monat schließen?

Rufen Sie den Programmpunkt „Monatsabschluss" auf.

Ihnen wird automatisch der nächste zu schließende Monat für den Monatsabschluss angeboten.
Hinweis: Sollten noch fehlerhafte IST/BB-Daten in der Zieldatentabelle stehen, wird kein Monatsabschluss durchgeführt. Sind die Daten fehlerfrei, werden die Datensätze mit der Datenart FIX in die Zieldatentabelle geschrieben.

Wie werden die Monatsabschlussdaten berechnet?

ITPM.collectio errechnet die Finanzdaten wie folgt:

       FIX-Wert des abzuschließenden Monats =
       IST-Daten in Summe (per) bis zum Abschlussmonat        
       minus
       FIX-Daten in Summe (per) bis zum Vormonat


Die Statistikdaten werden jeweils 1:1 für den gesamten Zeitraum bis zum abgeschlossenen Monat in die Datenart FIX kopiert.

Wie können die Daten geprüft werden?

Der Vorgang wird für den abgeschlossenen Monat mit folgenden Angaben protokolliert:
Mandant / Periode / Abschlussdatum /Benutzer /Workstation

 

Der Karteireiter Protokoll zeigt, auf welcher Basis die Zieldaten FIX erstellt wurden (nur Finanzdaten, da Statistikwerte 1:1 kopiert werden).

 

Eingeblendet wird das Protokoll des zuletzt abgeschlossenen Monats.
Die Spalten Mandant, Kontoart und nicht belegte Dimensionen sind ausgeblendet. Können jedoch über Spaltenauswahl wieder eingeblendet werden.
Die Abschlussprotokolldatei wird unter %appdata%\ITPM\collectio4 abgelegt. Der Dateiname wird nach der Namenskonvention Monatsabschluss_Periode_Mandant(z.B. Monatsabschluss_201701_0001.csv) aufgebaut.

Kann ich den Monat nochmal öffnen?

Ja, über den Programmpunkt „Vormonat öffnen“. Die Zieldaten des letzten, abgeschlossenen Monats werden dann wieder gelöscht und die Monatssperre aufgehoben.
Wird der Vormonat wieder geöffnet und neu geschlossen, wird die alte Abschlussprotokolldatei umbenannt und eine neue erzeugt.
z.B. Monatsabschluss_201701_0001_2017.09.26_1059516707.csv

Hinweis, bitte beachten!

Beim Fixieren wird das zu dem Zeitpunkt gültige Identkonto des Herstellers mit festgeschrieben. Nach Einspielen eines neuen Kontenrahmens (hier können Herstellerkonten wegfallen) oder bei manuellen Änderungen der Identkontenzuordnung kann es zu Abweichungen in den Auswertungen kommen, da die Berichte meist in Abhängigkeit der Herstellerkonten aufgebaut sind.
In diesem Falle muss die neue Identkontenzuordnung auf die FIX-Daten übertragen werden. Im Menüpunkt „Verarbeitung“ wird die Datenart FIX mit angezeigt. Nach dem Verarbeiten der regulären Daten IST und BB* mit Zuordnung der neuen Identkonten kann für die Datenart FIX ein neuer Zuordnungslauf gestartet werden.

(Beitrag verfasst von Frau Huber-Betzer & Herr Möser)

Benachrichtigungen bei Problemen mit dem Batchworker

Hintergrund:

Stehen Updates von collectio zur Verfügung, werden diese auf den Clients regelmäßig eingespielt. Oft wird jedoch die collectio-Version auf dem Server vergessen und nicht aktualisiert. Läuft auf dem Server jedoch ein Batchworker oder Batchworker-Dienst, passt der Programm- bzw. Datenbankstand des Servers nicht zu der aktuellen collectio-Version. Bei unterschiedlichen Datenbankständen wird der Batchworker automatisch beendet und die Batchjobs laufen nicht mehr.

Neuerung:

Merkt der Batchworker oder Batchworker-Dienst, dass der Datenbankstand nicht zu der aktuellen collectio-Version passt, wird beim Beenden des Batchworkers in collectio ein Parameter BatchworkerGestoppt gesetzt. Dies hat zur Folge, dass beim Starten von collectio eine neue Kachel mit dem Hinweis auf das Problem erscheint:

Hinweis zum Batchworker

 

Parallel dazu kann eine E-Mail an die Verantwortlichen gesendet werden. Diese wird gesendet, sobald der Programmstand oder der Datenbankstand von der aktuellen Version abweicht. Dazu sind in collectio nachfolgende Einstellungen vorzunehmen.

Einstellungen in collectio

1. Parameter

Hier müssen in der Gruppe Verbindungseinstellungen gültige SMTP Parameter hinterlegt werden, so dass ein E-Mail-Versand möglich ist. Die E-Mail-Adresse des Absenders wird in dem Parameter SmtpUser eingetragen.

 

2. Benutzerpflege

Die Nachricht des Batchworkers geht an alle User, die über Administrationsrechte verfügen und bei denen eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Hinweis: Anwender ohne aktive Benutzerpflege können diese temporär aktivieren und einen Benutzer mit E-Mail Adresse und Administrationsrechten anlegen. Anschließend ist die Benutzerverwaltung wieder zu deaktivieren.

 

Um zu prüfen, ob ein E-Mailversand möglich ist, kann über die Schaltfläche Testmail versenden eine E-Mail an einen ausgewählten Benutzer versendet werden.

 

(Beitrag verfasst von Frau Huber-Betzer)

Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung

Das neue Kassen- und Kreditkartenabwicklungssystem ITPM.cash!ACCOUNT3 enthält einen GoBD-Export (GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) für den Betriebsprüfer.

Seit dem 01.01.2018 kann ein Amtsträger unangekündigt bei Ihnen im Autohaus vorstellig werden und innerhalb der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten die Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnung prüfen. (Kassen-Nachschau §146b AO). Der Finanzverwaltung steht innerhalb einer Außenprüfung das Recht auf Datenzugriff zu.

Trotz zunehmenden unbaren Geldeingängen, sind Bargeldeinnahmen nach wie vor weit verbreitet. Dafür nutzen Autohäuser meist noch Registrierkassen. Dieses der Buchführung vorgelagerte System, unterliegt derselben Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht wie die eigentlichen Buchführungssysteme. Das Kassensystem muss so beschaffen sein, dass es bei einem Kassensturz möglich ist, den IST-Betrag mit dem SOLL-Betrag der Kasse zu vergleichen. Ausgaben, Einnahmen, Entnahmen und Einlagen sind durch Belege nachzuweisen. Die elektronische Kasse muss alle Daten, welche steuerlich relevant sind speichern können.

Das Programm ITPM.cash!ACCOUNT unterstützt Sie mit seiner neuen Funktion - dem GoBD-Export. Wo finden Sie den GoBD-Export in ITPM.cash!ACCOUNT?

Im Hauptmenü unter Auswertungen finden Sie den GoBD-Export. Hiermit können Sie eine Zusammenfassung erstellen.

 

Über die Schaltfläche […] geben Sie das Verzeichnis an, in dem Sie die Dateien in elektronischer Form speichern möchten. 

 

Mit Exportieren (Button unten rechts) führen Sie den Export aus und können so der Finanzverwaltung die Daten in einem lesbaren Format zur Verfügung stellen.

Einfache Anmeldung mit Single-Sign-On

Profitieren Sie von den Vorteilen der neu entwickelten Kassenlösung. Mit dem aktuellen ITPM.cash!ACCOUNT ist eine starke Lösung auf dem Markt, welche viele Vorteile für Ihr Autohaus bietet.

Neben der Berücksichtigung der aktuellen gesetzlichen Neuregelungen und des Geldwäschegesetzes, der Kompatibilität zum Kfz Branchenkontenrahmen SKR 51, der modernen Benutzeroberfläche uvm., können Sie sich in die brandneue Software via Single-Sign-On anmelden. Nach einmaliger Authentifizierung an Ihrem Windows-Arbeitsplatz, können Sie ITPM.cash!ACCOUNT ohne erneute Anmeldung aufrufen.

Um dieses Feature im ITPM.cash!ACCOUNT nutzen zu können, müssen Sie Mitglied der ActiveDirectory-Gruppe "cashACCOUNT" sein. Diese wird unter Windows im Active Directory (Verzeichnisdienst von Microsoft) vom Administrator eingerichtet. Das Programm erkennt, ob Sie ein User der cashACCOUNT-Gruppe sind oder nicht. Die Anmeldung über die Eingabemaske entfällt somit und ITPM.cash!ACCOUNT wird mit dem entsprechenden Windows-Benutzer gestartet. Dadurch ist das Programm schneller einsatzbereit.

ITPM unterwegs in Königstein

Unser neuer Kunde, das VW & Audi Autohaus Marnet hat die Controllinglösung ITPM.collectio 4 im Einsatz. Herr Külen war vor Ort und hat die Software erfolgreich installiert. Mit einer anschließenden Schulung wurden alle offenen Fragen geklärt. Die intelligente Lösung ITPM.collectio 4, welche speziell für Autohäuser zugeschnitten ist, bietet Schnittstellen zu den gängigen Buchhaltungs- & Vorsystemen. Optimieren auch Sie Ihre Prozesse, durch eine gezielte Analyse Ihrer Daten mit Hilfe unserer Software.

https://www.itpm.eu/Produkte/collectio4

www.marnet.de 

Das neue ITPM.cash!ACCOUNT 3.0 ist da!

Ab sofort können Sie das neue cash!ACCOUNT 3.0 bestellen. 

Sie haben noch Fragen zum Produkt? Dann rufen Sie uns an unter 06232 / 622 75-0

Oder per E-Mail: info@itpm.eu

MBVD

Daimler hat die aktuellen Zahlen veröffentlicht, welche Sie in ITPM.collectio bzw. ITPM.XL unter Betriebsvergleich finden.

Verbandstagung der VW und Audi Partner

Die Partnerveranstaltung in Hannover ist vorbei und wir möchten uns auf diesem Wege nochmals ganz herzlich für Ihren Besuch auf unserem Stand und Ihr entgegen gebrachtes Vertrauen bedanken. Für ITPM war die Verbandstagung der VW- und Audi Partner ein voller Erfolg. Wir sind dabei, Ihre Anfragen so zeitnah wie möglich zu bearbeiten. Wir freuen uns auf weitere gute Kontakte mit Ihnen und eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

Ihr ITPM-Team

ITPM in Hannover

Besuchen Sie uns auf der Partnerveranstaltung am 01.02.2018 in Hannover.

Das ITPM-Team freut sich auf Ihren Besuch auf unserem Stand.  Um 10h geht es los im Maritim Airport Hotel. 

Preview - was bringt das neue cash!ACCOUNT 3.0?

Die komplett neu entwickelte Kassenlösung für Autohäuser präsentiert sich in einer völlig anders gestalteten Oberfläche und erhält zahlreiche Erweiterungen. Die Software ist jetzt noch einfacher und übersichtlicher in seiner Anwendung. Zum Beispiel:

  • Berücksichtigung aktueller Neuregelungen.
  • Bei Zahlungseingängen ab 10.000 Euro erscheint automatisch ein Hinweis auf das neue Geldwäschegesetz (GwG). Das passende Formular ist hinterlegt und kann individuell angepasst werden.
  • Es gibt einen neuen GoBD-Export für den Betriebsprüfer.
  • cash!ACCOUNT ist kompatibel zum Kfz-Branchenkontenrahmen SKR 51.
  • Anbindung an weitere DMS wie alphaplus, Autoline, C/A/R/E und CIDCAR.
  • Die Benutzeroberfläche ist auf dem aktuellsten und modernsten Stand.
  • Belege werden automatisch für verschiedene Archivsysteme bereitgestellt.
  • Mit dem neuen Designer setzen Sie Ihr eigenes Corporate Design um.
  • Vereinfachte Benutzeranmeldung, differenzierte Benutzerrechte, Kreditkartenabwicklung, optionale Kassenschublade, terminalserverfähig uvm.

Das neue cash!ACCOUNT ist ab Mitte April erhältlich. Vorbestellungen per E-Mail an: info@itpm.eu 

 

ITPM it-projects Möser GmbH
Johannesstraße 22
67346 Speyer
Tel.: +49 6232 62275-0
info@itpm.eu